E-Procurement Adalah

Posted on

Adalah.Co.Id – E-procurement merupakan bagian dari konsep bisnis digital yang tersedia dalam bentuk aplikasi berbasis internet untuk membuat pengadaan barang dan jasa lebih efektif dan efisien. Sistem ini tidak hanya terbatas pada pembelian barang, tetapi juga mencakup pengambilan keputusan dan komunikasi sederhana antara perusahaan dan pemasok.

Efraim Turban, seorang profesor di bidang Sistem Informasi di California State University dan penulis buku Teknologi Informasi untuk Manajemen yang mengatakan bahwa e-procurement adalah sistem untuk pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara elektronik oleh perusahaan.

Dave Chaffey, konsultan bisnis dan profesor lepas di University of Warwick, menjelaskan dalam bukunya yang berjudul “Manajemen E-Bisnis dan E-Commerce: Strategi, Implementasi, dan Praktik” bahwa pengadaan elektronik adalah integrasi dan integrasi manajemen elektronik semua Kegiatan yang terkait dengan pengadaan, tidak terbatas pada pertanyaan tentang pembelian, pemesanan, pengiriman, dan pembayaran antara perusahaan sebagai pembeli dan penjual sebagai pemasok.

E-Procurement-Adalah
E-Procurement Adalah

Dapat disimpulkan dari dua laporan bahwa sistem pengadaan elektronik didasarkan pada penyempurnaan teknologi informasi. Teknologi ini digunakan untuk memproses, mengarsipkan, dan merekam data yang dengannya laporan dapat dibuat.

Tahapan E-procurement

Ada beberapa tahapan e-procurement, yaitu:

1. Identifikasi Kebutuhan

Ini adalah proses pertama dalam proses pengadaan. Kegiatan ini bertujuan untuk menentukan elemen mana yang dibutuhkan untuk suatu perusahaan. E-procurement memusatkan proses ini dalam satu basis data.

Dengan demikian, manajer pembelian memiliki gambaran yang jelas tentang persediaan yang ada, apa yang harus dibeli dan menetapkan anggaran.

Proses konvensional akan memakan waktu lama karena Anda harus menggunakan formulir dan menghitungnya secara manual untuk memastikan elemen mana yang dibutuhkan. Risiko entri data yang salah sangat tinggi.

Pada titik ini, persetujuan adalah proses peninjauan di mana supplier atau vendor akan membeli barang-barang ini. Proses ini disederhanakan dan dipercepat. Perangkat lunak e-procurement segera meneruskan proses persetujuan kepada orang yang berwenang.

Pengadaan konvensional biasanya membutuhkan banyak uang untuk menyediakan kertas untuk ditandatangani dan seringkali memakan waktu lama karena mereka harus menunggu prospek hadir.

2. Pemesanan

Anda juga dapat memproses pesanan dengan sistem pengadaan elektronik. Sistem ini secara otomatis mengurutkan barang sesuai dengan jenis barang yang dipesan.

Jika ini dilakukan secara manual, itu harus dikoordinasikan dengan sektor keuangan yang bisa memakan waktu lama.

3. Penelusuran

Setelah memesan, Anda dapat menggunakan pengadaan elektronik untuk melacak barang yang dipesan dan langkah-langkah prosesnya. Ini terjadi karena data waktu nyata tersedia dari pemasok.

Sementara itu, pengadaan rutin tidak memungkinkan pelanggan untuk melacak pesanannya.

4. Pembayaran

Proses pengadaan akhir juga dapat dilakukan melalui sistem e-procurement, karena sudah terhubung ke sistem akuntansi. Pada saat yang sama, pemasok dapat mengeluarkan faktur yang valid dalam sistem.

Kontrak tradisional yang faktur validnya seharusnya dikirim secara langsung sangat tidak efisien. Kemungkinan kehilangan tagihan kertas cukup besar dan menyulitkan bisnis Anda.

5. Pembuatan Laporan

Karena seluruh proses pengadaan elektronik telah didokumentasikan dalam sistem, pelaporan jauh lebih mudah daripada pengadaan tradisional, yang masih menggunakan kertas.

Analisis dapat dilakukan dengan menggunakan data yang disimpan dalam database. Laporan tentang karyawan, departemen, dan pemasok yang terlibat digunakan semaksimal mungkin. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengevaluasi bagian-bagian ini.

Manfaat E-Procurement Bagi Perusahaan Anda

Pertama sistem pengadaan otomatis. Anda tidak perlu lagi khawatir mengulangi semua proses pengadaan berulang kali. Waktu untuk proses pengadaan juga dapat disederhanakan sehingga mereka yang terlibat dapat mengalokasikan waktu mereka untuk masalah bisnis lainnya.

Biaya juga dapat dihemat karena kertas dan mesin cetak tidak lagi diperlukan. Proses pengadaan yang ramah lingkungan juga dilaksanakan.

Kualitas barang yang dipesan juga dapat diperiksa karena semua informasi deskriptif tentang barang tersedia di katalog. Ini dimungkinkan karena pelanggan dapat dengan mudah mencari dan meneliti spesifikasi dan manfaat dari barang-barang yang diperlukan.

Mekanisme E-procurement dan Pengaruhnya Terhadap Bisnis Perusahaan

  1. Saat ini e-procurement adalah pembelian mekanis atau dapat didefinisikan sebagai teknologi pembelian modern dengan serangkaian aplikasi dan perangkat TI berbasis internet.
  2. Pengadaan elektronik adalah bentuk perdagangan elektronik untuk mediasi barang dan jasa atau digunakan untuk tender barang dan jasa antara perusahaan dan pemasok. Pengadaan elektronik terutama dapat diakses oleh perusahaan besar dan lembaga publik melalui Internet.
  3. E-procurement juga merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi.
  4. E-procurement memiliki dampak besar pada bisnis perusahaan, di mana e-procurement menawarkan manfaat luar biasa untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Dan menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001, p. 315).

Komponen-komponen Dalam E-procurement

  1. perangkat keras
  2. Software (perangkat lunak)
  3. Brainware (manusia)
  4. Users (pengguna)
  5. Policy (kebijakan)
  6. Governance (tata kelola)
  7. Business process (proses
  8. Infrastruktur perusahaan.

Sekian artikel tentang e-procurement ini semoga bisa memberi manfaat bagi kita semua, Terimakasih.

Baca Juga Artikel Lainnya >>>