Petty Cash Adalah : Tujuan, Metode dan Cara Membuat Petty Cash

Posted on

Adalah.Co.Id – Petty Cash adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Dengan perubahan kecil, biaya yang relatif kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan lain sebagainya.

Sebagai orang yang memercayai manajemen untuk mengelola perubahan kecil, sekretaris harus mampu mengelola dan merencanakan penggunaan dana perubahan kecil dan membuat catatan keuangan yang diambil kembali oleh departemen keuangan perusahaan.

Register kas kecil dikelola oleh sekretariat atau pemodal meja kas pemula. Ini untuk mendukung tugas implementasi yang ada. Tujuan mengadakan perubahan kecil adalah bahwa sekretariat tidak harus meminta uang setiap kali untuk mendapatkan dana jika ingin membelanjakannya. Sebagai aturan, perusahaan sering menghabiskan jumlah uang yang relatif kecil untuk berbagai tujuan.

Petty-Cash-Adalah
Petty Cash Adalah

Kas kecil adalah sejumlah uang yang dicadangkan oleh perusahaan dan digunakan untuk membayar sejumlah kecil uang. Petty Cash digunakan untuk pengeluaran spontan. Namun, jumlah pengeluaran untuk Kas Kecil dibatasi oleh manajemen untuk setiap periode penagihan. Di satu sisi, Petty Cash adalah dana yang tidak terduga. Pembiayaan yang tidak diantisipasi dapat berupa pembelian perlengkapan kantor seperti tinta printer, kertas untuk mencetak dokumen kantor, penggantian biaya perjalanan bisnis atau bahan bakar untuk kendaraan kantor dan lainnya.

Cara Membuat Petty Cash

Ada beberapa langkah yang dapat digunakan dalam mengelola petty cash ini agar berjalan sesuai dengan fungsinya. Diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Langkah Pertama

Para pemimpin bisnis harus mulai dengan menentukan berapa banyak uang yang dihabiskan untuk perubahan ini. Tentu saja jumlahnya bervariasi sesuai dengan kebutuhan kegiatan harian masing-masing perusahaan. Misalnya dari nominal 500,000,- rupiah hingga daiatas 3,000,000 rupiah.

2. Langkah Kedua

Membuat kesepakatan, item transaksi atas apa saja yang nantinya akan dibiayayai oleh petty cash ini. Setelah itu, terus membuat kebijakan dan prosedur (seperti kebijakan) sehingga transaksi yang Anda buat jelas digunakan. Dalam hal ini, Anda juga dapat menetapkan batas biaya untuk item tertentu.

3. Langkah Ketiga

Latihlah operator (dalam hal ini bisa asisten, sekretaris atau siapapun yang telah ditunjuk) sebagai pemegang petty cash ini adalah pemilik kas kecil ini jika mereka tidak memahami fungsi dan makna kas kecil ini. Tentu saja, ini mempengaruhi keputusan pengeluaran yang akan dibuat nanti. Tidak terlalu kaku tapi tidak terlalu santai.

4. Langkah Keempat

Semua transaksi yang terjadi atau dikeluarkan harus dicatat dan coba diisi ulang secara fleksibel.

5. Langkah Kelima

Setoran tunai ini dapat dilakukan oleh operator dengan menyimpannya di kotak uang yang terkunci atau laci yang hanya dapat diakses oleh operator.

6. Langkah Keenam

Saat rekonsiliasi bulanan, maka pengeluaran dapat di audit. Jika peringkat berubah sesuai kebutuhan, keputusan selanjutnya dapat dibuat. Semuanya dicatat dan dimasukkan dalam buku pembukuan.

Tujuan Petty Cash

Ada beberapa tujuan untuk patty cash, berikut diantaranya.

  1. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.
  2. Menghindari metode pembayaran non-ekonomis tidak praktis bahkan untuk pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak.
  3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
  4. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Metode Pengelolaan Petty Cash

Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan. Metode pencatatan kas kecil ada 2 (dua) yaitu:

1. Metode Tetap (Imprest fund system)

Metode tetap adalah metode akuntansi tunai di mana akun tunai selalu ditetapkan. Setiap pembayaran tunai dilakukan, pemegang kas kecil tidak segera mencatatnya, tetapi hanya mengumpulkan bukti pengeluaran.

2. Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode yang dapat dimodifikasi adalah metode pengisian dan mengendalikan perubahan kecil, dengan jumlah perubahan selalu berubah (sesuai kebutuhan). Sistem ini mensyaratkan bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditentukan, tetapi sesuai kebutuhan. Misalnya, ketika perusahaan pertama kali menandatangani polis, perusahaan menetapkan jumlah uang tunai nominal Rp5 juta dan kemudian menggunakannya sesuai kebutuhan. Selanjutnya, jumlah uang tunai diisi kembali.

Jika perusahaan menggunakan sistem uang tetap, jumlah uang tunai untuk isi ulang harus sama dengan jumlah uang tunai aslinya. Namun, dalam hal metode sistem dana yang diubah (dana mengambang), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Metode Pencatatan Petty Cash

Ada dua cara yang dapat digunakan untuk pencatatan petty cash yaitu metode imperest dan metode fluktuasi.

1. Metode Imperest

Metode imperest merupakan metode pencatatan petty cash dengan dana yang tetap. Perubahan kecil biasanya diisi dari sejumlah besar uang sejumlah uang untuk pembayaran selama periode tertentu, misalnya selama seminggu atau dua minggu dll. misalnya untuk satu minggu atau dua minggu dan sebagainya. Kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan itu harus disesuaikan dengan penambahan atau pengurangan.

Setiap pembayaran tunai dilakukan, pemegang kas kecil tidak segera mencatatnya, tetapi hanya mengumpulkan bukti pengeluaran. Dan pada waktu tertentu, ketika uang hampir habis, catatan akuntansi baru dibuat berdasarkan bukti operasi pengeluaran yang telah dikumpulkan. Kemudian kreditor perubahan kecil menyarankan proposal untuk mengembalikan perubahan kecil kepada bendahara dalam jumlah nominal yang dikeluarkan sesuai dengan buku dan bukti tunjangan pengeluaran bahwa jumlah nominal pembayaran tunai sesuai dengan jumlah uang tunai asli.

2. Metode Fluktual

Metode ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, perusahaan memiliki sejumlah kecil uang tunai sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali.

Nah, pada saat pengisian, kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih. Jika kasir menggunakan uang itu untuk pembayaran yang berada di bawah kewenangannya, jurnal harus dibuat tentang pembayaran dengan mendebit estimasi biaya dan mengkredit estimasi tersebut.

Sekian artikel tentang Petty Cash ini semoga bisa memberi manfaat bagi kita semua, Terimakasih.

Baca Juga Artikel Lainnya >>>

Related posts: