Receptionist Adalah

Posted on

Adalah.Co.Id – Resepsionis adalah karyawan yang memiliki tugas untuk menyambut pengunjung, pelanggan atau pihak yang berkepentingan, mereka melayani dan memberi tahu tentang tujuan yang dimaksudkan.

Di mana resepsionis harus menjadi jembatan informasi antara manajemen perusahaan dan tamu. Resepsionis adalah orang yang bekerja sebagai resepsionis di perusahaan, kantor maupun hotel.

Receptionist-Adalah
Receptionist Adalah

Mereka biasanya di depan kantor sehingga tamu yang datang tahu cara mudah untuk menemukan informasi dan juga memiliki gambaran umum tentang perusahaan. Dalam sebuah perusahaan biasanya ada sekretaris yang juga bertanggung jawab atas manajemen sebagai resepsionis. Tetapi di perusahaan besar biasanya ada orang khusus sebagai resepsionis bisnis.

Latar bekang untuk menajdi resepsionis setidaknya lulusan sekolah menengah / SMK akan lebih baik jika dia memiliki gelar di bidang perhotelan, sedangkan D3 / S1 adalah dari administrasi hotel atau kantor.

Tugas Receptionist

Tugas utama resepsionis adalah menjawab semua panggilan masuk dan meneruskan panggilan ke orang atau departemen yang tepat.

Resepsionis juga dapat terlibat dalam tugas administrasi lainnya jika penerimaan tenang. Beberapa tugas dan tanggung jawab resepsionis adalah sebagai berikut:

  1. Menerima dan menghubungi telepon masuk Anda ke bagian yang diinginkan
  2. Menghubungi nomor telepon yang ingin Anda hubungi atas permintaan calon pelanggan
  3. Memberikan pesan kepada pihak internal dan eksternal kepada Lembaga Penjamin Simpanan jika orang yang terkena dampak tidak dapat menjawab panggilan dan merekam pesan yang perlu disampaikan
  4. Menerima sambutan tamu untuk asuransi simpanan secara ramah dan profesional
  5. Mencatat register telepon masuk dan keluar
  6. Menyiapkan laporan kegiatan rutin
  7. Melakukan aktivitas dan fungsi penerimaan lainnya.

Syarat Menjadi Receptionist

Jika Anda ingin menjadi resepsionis, Anda harus memenuhi persyaratan berikut:

1. Keterampilan

Keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang resepsionis meliputi:

  • Keterampilan Teknis

Untuk melayani tamu, resepsionis harus dapat menggunakan alat pendukung di mejanya. Penggunaan komputer dan perangkat lunaknya. Anda juga akan belajar cara menggunakan telepon dan terhubung dengan prospek di perusahaan. Dan pengetahuan tentang struktur organisasi dan pekerjaan perusahaan.

  • Keterampilan Pribadi

Selain itu, ia harus bisa mengelola pekerjaannya dengan menyambut tamu dan melayani tamu yang datang ke perusahaan. Untuk alasan ini, resepsionis harus dapat bekerja sama dengan baik antara atasan, karyawan, bawahan, dan departemen lainnya. Maka resepsionis harus memiliki keinginan untuk membantu dan saling menghormati. Tidak hanya di tempat kerja, tetapi juga di luar pekerjaan

  • Keterampilan Berkomunikasi

Seorang resepsionis harus dapat berkomunikasi dengan baik untuk mengatakan sesuatu dengan cara yang sederhana, efektif, efisien dan ramah. Sehingga para tamu tidak kecewa bahkan jika keinginan mereka tidak terpenuhi. Oleh karena itu, para tamu dapat memahami dan memahami situasi melalui penjelasan yang baik dari penerimaan.

2. Pengetahuan

Berikutnya adalah pengetahuan yang harus dimiliki seorang resepsionis.

  • Pengetahuan Umum

Seorang resepsionis harus mempelajari keterampilan umum karena ia menerima tamu dari berbagai budaya, latar belakang etnis, dan bahkan perbedaan nasional. Untuk melakukan ini, mereka perlu mengetahui budaya atau cara menerima tamu dari latar belakang yang berbeda. Resepsionis juga harus mengetahui struktur organisasi dan tugas masing-masing posisi di perusahaannya.

Harus Mengetahui juga rencana perusahaan untuk menunjukkan posisi ketika diminta oleh para tamu. Keahlian bahasa internasional juga harus dikuasai oleh resepsionis. Jika dikendalikan oleh resepsionis maka ini adalah senjata ampuh yang dapat menjunjung karier resepsionis setinggi mungkin. Hal ini tentu saja bahasa internasional yang digunakan secara umum.

Misalnya, temui tamu dari negara lain, ekspatriat dari Eropa atau Amerika. Bahkan, para pemimpin bisnis kadang-kadang perlu diminta untuk berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

  • Pengetahuan Khusus

Seorang sekretaris harus memiliki ketelitian, hal ini sangat penting karena resepsionis adalah orang yang menyambut para tamu. Oleh karena itu, ia harus selalu berhati-hati ketika menghitung akun tamu, menulis nama dan nomor rumah tamu, dan hal-hal penting lainnya yang berkaitan dengan tamu resepsi hotel.

Tugas utama resepsionis bukan hanya untuk menyambut tamu yang datang, tetapi juga menyewakan kamar hotel dan fasilitas lainnya untuk tamu. Oleh karena itu, periksa informasi tentang produksi hotel. Resepsionis harus bersahabat dengan karyawan perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak.

Oleh karena itu, beberapa karakter sering menjadi kriteria untuk resepsionis. Misalnya suka bergaul, ramah dan sopan.

3. Perilaku

Terlihat bagus, bersih dan rapi bukan hanya karena kepribadian resepsionis. Tapi itu juga termasuk hal-hal yang mengelilinginya. Peralatan kerja seperti alat tulis harus disimpan dengan benar di lokasi. Para tamu akan terkesan dan puas dengan layanan yang ditawarkan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.

4. Kepribadian

Resepsionis hotel harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan. Mereka harus selalu siap untuk membantu para tamu ketika mereka harus senang berhubungan dengan tamu dan orang lain, dan mereka bisa menjadi pendengar yang baik.

  • Gigih dan Cerdas

Seorang resepsionis selalu melakukan pekerjaan yang sama dari pagi hingga malam. Kebosanan adalah kata pertama yang perlu diatasi. Karena kebosanan dapat memberitahu resepsionis untuk mengabaikan pekerjaannya. Misalnya, hadapi tamu korporat dengan wajah bermusuhan dan tidak pernah senyum.

  • Baik, Sopan, Ramah, Bijaksana

Baik karena selalu menawarkan layanan terbaik untuk departemen dalam perusahaan dan perusahaan lain. Resepsionis di beberapa perusahaan, kadang-kadang bertugas menghubungkan bagian internal perusahaan melalui telepon internal. Seorang resepsionis juga harus berteman dengan perusahaan lain, karena ini adalah bagaimana citra perusahaan yang baik dapat ditampilkan.

  • Tanggung Jawab

Resepsionis yang bertanggung jawab atas pekerjaannya selalu berusaha melakukan pekerjaannya dengan benar dan tepat waktu, tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.

  • Loyalitas

Seorang resepsionis diperlukan untuk melakukan pekerjaannya. Meskipun ada jam kerja tambahan dari yang ditentukan, sebagai bentuk loyalitas kepada perusahaan.

  • Tanggap

Dalam hal ini, resepsionis harus dapat membuat keputusan dengan cepat dan akurat ketika berhadapan dengan situasi di resepsi.

Hal yang Harus Diperhatikan Receptionist Ketika Menemui Tamu

Citra perusahaan juga ditentukan oleh meja depan, meskipun banyak faktor lain yang menentukannya. Tetapi ketika tamu melihat perusahaan untuk pertama kalinya dan berkomunikasi dengan resepsionis.

Resepsionis tidak hanya harus memiliki wajah cantik, tubuh tinggi dan langsing, tetapi juga pengetahuan, sikap dewasa dan perilaku yang baik dan adil. Berikut ini adalah aspek-aspek yang harus diperhatikan oleh resepsionis ketika bertemu tamu / klien:

  1. Jangan membuat para tamu menunggu terlalu lama
  2. Sambut dan sapa tamu dengan ramah, sopan, dan tanyakan apa kebutuhan mereka dan undang tamu mengisi kartu atau buku tamu.
  3. Perhatikan minat tamu perusahaan. Jika orang yang ingin Anda temui tidak ada atau tidak ada, tanyakan apakah mereka siap untuk menunggu (sehingga tamu merasa senang ketika mereka dipaksa untuk menunggu).
  4. Jika pemimpin tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan yang baik dan jangan menghina tamu
  5. Perhatikan setiap tamu dan buat keputusan segera apakah tamu diarahkan ke pihak lain.
  6. Bisa memimpin tamu, memberikan informasi yang diperlukan, dan membantu para pemimpin untuk melayani dan mengambil apa keperluan tamu
  7. Sebagai resepsionis, harus bisa melakukan percakapan dan memahami apa yang bisa dan tidak bisa didiskusikan dengan tamu
  8. Hindari mengunyah permen karet atau makanan ringan saat berurusan dengan tamu atau ketika Anda menerima panggilan.
  9. Hindari bekerja sama dengan karyawan lain di meja depan jika ini untuk tujuan non-kerja.
  10. Singkirkan hal-hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di meja.
  11. Hindari berjalan bolak-balik di ruang tamu dengan sandal atau tampilan yang berantakan.
  12. Hindari mengobrol atau bertepuk tangan dengan karyawan lain.

Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Seorang Receptionist

1. Keterampilan Customer-Service

Anda adalah kesan pertama perusahaan. Resepsionis yang sukses akan bersikap ramah, teratur, dan mengenal perusahaan dengan baik.

2. Keterampilan Komputer

Anda perlu menanggapi email, menggunakan sistem telepon, membuat dan mengelola program, dan harus bisa mempelajari komputer dan perangkat lunak khusus industri.

3. Keterampilan Komunikasi

Mendengarkan pelanggan dan manajemen, berbicara dengan jelas dan ramah di telepon dan bertatap muka merupakan keterampilan penting bagi resepsionis.

Jenjang Karir Receptionist

Jenjang karier Seorang resepsionis adalah:

  1. Sekretaris
  2. Asisten administrasi.

Gaji Receptionist

Gaji resepsionis rata-rata di Indonesia adalah Rp36,9 juta per tahun atau RP. 18.923 per jam. Gaji awal untuk posisi dimulai dari Rp30.000.000 setahun, sedangkan untuk karyawan yang berpengalaman upahnya berada dalam kisaran RP. 54.000.000 setahun.

Jabatan Pekerjaan Receptionist

  1. Hotel Receptionist
  2. Front Office Agent
  3. Front Desk Attendant
  4. Front Desk Associate
  5. Front Desk Agent.

Sekian artikel tentang Receptionist ini semoga bisa memberi manfaat bagi kita semua, Terimakasih.

Baca Juga Artikel Lainnya >>>