Sekretaris Adalah

Posted on

Adalah.Co.Id – Sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab untuk mendukung manajemen perusahaan. Secara etimologis, makna sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu dari kata “secretum” yang memiliki makna rahasia kalau dalam bahasa Prancis disebut dengan istilah secretaire dan jika dalam bahasa Belanda disebut dengan sebutan secretares.

Definisi sekretaris adalah orang yang harus dapat menjaga manajemen atau rahasia perusahaan artinya bahwa tidak perlu / tidak boleh diketahui oleh orang lain atau karyawan.

Sekretaris-Adalah
Sekretaris Adalah

Karena itu tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan oleh kebijakan asli yang dikeluarkan oleh manajemen atau perusahaan yang kurang lebih diketahui oleh sekretaris. Karena itu adalah tugas sekretaris untuk membantu pemimpin memenuhi tugasnya.

Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Berikut adalah pengertian sekretaris menurut para ahli:

1. Menurut Hartiti Hendrato & Tulus(2004:4)

Bahwa pengertian sekretaris adalah seseorang yang membantu seseorang dalam hal ini adalah pemimpin dalam melakukan tugas-tugas kantor.

2. Menurut Saiman(2002:24)

Bahwa pengertian sekretaris adalah seseorang yang memiliki tugas dalam hubungannya dengan menulis atau mencatat kegiatan pekerjaan yang baik untuk kantor atau perusahaan.

3. Menurut The Liang Gie(2002:25)

Yang dikutip oleh Saiman bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah seorang petugas yang tugasnya adalah melakukan kegiatan korespondensi, termasuk menyiapkan untuk surat menyurat dalam suatu organisasi atau perusahaan.

4. Menurut Wursanto(2002:25)

Dikutip Saiman bahwa arti dari sekretaris adalah seorang karyawan yang tugasnya adalah membantu manajemen kantor dalam memenuhi peran kepala atau rincian kepala.

5. Menurut M. Braum dan Ramon (1992:3)

“Sekretaris adalah asisten yang menerima dikte, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, meninjau manajemen atau mengingatkan mereka tentang kewajiban atau perjanjian yang semestinya dan memenuhi banyak kewajiban lain untuk meningkatkan efektivitas kerja manajer.”

Jenis-jenis Sekretaris

Menurut Wursanti (2006: 2), sekretaris dibagi menjadi beberapa macam, yaitu:

1. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi juga disebut sekretaris lembaga, sekretaris perusahaan, sekretaris perusahaan, direktur pelaksana. Selain fungsi yang dihasilkan dari perintah manajemen, sekretaris organisasi ini juga bertindak sebagai manajer yang memimpin unit kerja di area sekretariat. Contoh sekretaris organisasi adalah sekretaris umum, sekretaris kabinet, sekretaris daerah dan sebagainya.

2. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang menjelaskan kegiatan kantor atau kegiatan untuk membantu seseorang dan sifat pribadi mereka. Dengan kata lain, sekretaris pribadi adalah seseorang yang ditunjuk dan dibayar oleh perorangan.

3. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah seseorang yang membantu mengelola perusahaan atau organisasi dan mengerjakan tugas administrasi untuk eksekutif tertentu.

Tujuan Sekretaris

Tujuan dibentuknya sekretaris di suatu organisasi atau perusahaan yaitu adalah:

  1. Sekretaris harus dapat memastikan kelancaran kegiatan organisasi / perusahaan dan juga bertanggung jawab atas kegiatan atau aktivitas rutin dalam perusahaan / organisasi dan untuk menyalurkan pengetahuan yang ada.
  2. Sebagai acuan utama untuk dapat membahas topik kepemimpinan dalam meningkatkan tugas dan fungsi organisasi atau perusahaan.
  3. Mendukung kelancaran kegiatan atau aktivitas manajemen, terutama dalam kegiatan administrasi.
  4. Perbaiki citra atasan
  5. Mengoptimalkan tugas atau kegiatan administratif di kantor, misalnya menulis, mengarsipkan dan menyalin dokumen yang diperlukan oleh perusahaan.
  6. Memperkuat hubungan antara atasan dan bawahan dalam hal komunikasi atau hanya sebagai penghubung antara atasan dan bawahan dalam suatu perusahaan.
  7. Media untuk rekaman, pengarsipan, pengingat atau aktivitas atasan dalam bentuk pembuatan rencana kerja sehari-hari di perusahaan / organisasi.

Macam-macam Tugas Sekretaris

Berdasarkan ruang lingkup, sekretaris dikelompokkan menjadi 8, yaitu:

1. Tugas Rutin Sekretaris

Menjadi seorang sekretaris memiliki tugas harian yang harus dilakukan. Beberapa kegiatan kesekretariatan harian yang perlu dilakukan adalah:

  • Membuka berbagai macam surat.
  • Menerima dikte manajemen.
  • Menerima tamu.
  • Menjawab panggilan.
  • Menyimpan arsip atau surat.
  • Atur dan rencanakan program untuk kegiatan kepemimpinan, dll.

2. Tugas Khusus Sekretaris

Selain kegiatan sehari-hari yang disebutkan di atas, Sekretaris juga memiliki tugas khusus. Tugas khusus sebagai sekretaris yang harus dilakukan adalah:

  • Mengkonsep perjanjian kerja sama (hubungan) dengan lembaga eksternal.
  • Persiapan surat rahasia (confidential).
  • Penyusunan organisasi pertemuan bisnis.
  • Membeli hadiah atau suvenir, dll.

3. Tugas Istimewa Sekretaris

Sebagai sekretaris, Anda juga memiliki tugas khusus yang tidak dimiliki profesi lain. Beberapa tugas istimewa yang dimaksud adalah:

  • Pembetulan posisi atau posisi alat tulis dan beberapa peralatan yang diperlukan untuk administrasi.
  • Bertindak sebagai penghubung untuk membagikan berbagai informasi tentang hubungan tersebut.
  • Buat rencana pengingat manajemen untuk membayar kontribusi atau asuransi dari agensi.
  • Mewakili seseorang jika mereka memiliki sumbangan atau kebutuhan bisnis lainnya.
  • Tinjau hasil penggalangan dana atau bahkan uang muka dari lembaga yang disediakan sebagai dana kesejahteraan.
  • Menghadiri berbagai pertemuan resmi dan menemani manajemen selama pertemuan selama pertemuan bisnis.
  • Periksa peralatan kantor yang perlu diperbaiki dan lengkapi peralatan dan fasilitas kantor, dll.

4. Tugas Sosial Sekretaris

Sebagai seorang sekretaris Anda harus pandai dalam bidang yang berbeda. Salah satunya di bidang sosial. Karena kamu memiliki tanggung jawab sosial sebagai sekretaris, yaitu:

  • Mengurusi perusahaan (keluarga)
  • Mengelola berbagai pengaturan penerimaan untuk kantor, manajer, dan manajemen undangan, dll.

5. Tugas Keuangan Sekretaris

Biasanya sekretaris mengurus keuangan yang disebut uang kecil (uang cadangan atau uang tunai). Tugas Sekretaris keuangan yaitu:

  • Mengurus berbagai masalah keuangan manajemen di bank.
  • Membayar akun, pajak, dan sumbangan atas nama manajemen perusahaan.
  • Catat pengeluaran harian untuk seorang manajer dan juga untuk penyediaan dana untuk kebutuhan sehari-hari, dll.

6. Tugas Sekretaris Sebagai Resepsionis

  • Menerima panggilan serta rekam pesan di ponsel.
  • Menerima beberapa tamu yang akan bertemu manajemen.
  • Janji janji para manajer.
  • Menyusun organisasi program manajemen harian dll.

7. Tugas Insidental Sekretaris

Tugas Insidental Sekretaris yang dilakukan oleh sekretaris, adalah:

  • Menyiapkan laporan, agenda dan pidato / pernyataan dari eksekutif.
  • Mendapatkan ikhtisar berbagai berita dan artikel di koran, brosur, majalah, dan berbagai media lain yang berkaitan dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
  • Koreksi barang cetakan seperti undangan, formulir, brosur dan daftar yang dibuat oleh perusahaan.
  • Menjadi Wakil pimpinan dalam berbagai pertemuan, dll.

8. Tugas Sekretaris Dalam Business Meeting (Pertemuan Bisnis)

Hal ini terjadi pada 2 (dua) orang ataupun lebih yang menerima dan bertukar informasi, kemudian mendengar perkembangannya, kemudian memecahkan masalah dan menciptakan sesuatu yang baru. Tugas ini cukup sulit dan sangat sulit bagi sekretaris untuk mengatur berbagai pertemuan.

Setelah menjelaskan pengertian, tugas dan posisi sekretaris. Jadi tentu saja keberadaan sekretaris memiliki maksud dan tujuan. Inilah tujuan sekretaris:

  • Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan dalam organisasi sesuai dengan jadwal yang direncanakan.
  • Sebagai sumber informasi dari manajer atau tempat nasehat.
  • Mendukung peran seorang pemimpin.
  • Menjadi koneksi media antara manajer dan bawahan.
  • Menjadi koneksi media dengan organisasi lain.
  • Menjadi media catatan, memori dan arsip untuk kegiatan organisasi.

Beberapa tugas sekretaris di atas adalah tugas yang umum dalam organisasi. Namun, tugas seorang sekretaris juga dapat meningkat atau berubah. Dan ini bisa terjadi dan setelah evaluasi, penyesuaian dibuat untuk kebutuhan organisasi itu sendiri dan ini diputuskan selama pertemuan atau saran dari anggota.

Fungsi Sekretaris

Fungsi sekretaris organisasi atau perusahaan memiliki fungsi dan peran penting terhadap atasan dan bawahan, berikut penjelasannya:

1. Fungsi Terhadap Atasan

Adapun fungsi sekretaris terhadap atasan adalah:

  • Menjadi penentu kebijakan untuk kebijakan yang adil terhadap karyawan, dikombinasikan dengan posisi yang telah disesuaikan dengan hubungan masing-masing.
  • Menjadi sumber kepemimpinan yang diperlukan untuk melakukan berbagai tugas dan fungsi.
  • Menjadi penerus keinginan atasan kepada bawahan.
  • Sebagai ide pemikiran manajemen alternatif.
  • Menjadi faktor pendukung untuk keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi dan mencerminkan kepemimpinan bawahan.

2. Fungsi Terhadap Bawahan

Sekretaris juga bekerja untuk bawahan. Fungsinya yaitu:

  • Menjadi sarana untuk memotivasi pekerjaan karyawan bawahan sehingga pekerjaan yang ditugaskan dilakukan dengan baik dan lancar sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.
  • Memberikan kebanggaan kepada karyawan untuk bekerja di perusahaan Anda.
  • Tampil sebagai submitter untuk pengiriman atau saran tentang berbagai masalah.
  • Mengadakan pendekatan bawahan untuk memobilisasi dan belajar tentang kelemahan dan keinginan bawahan.

Syarat Sekretaris

Untuk menjadi sekretaris ada persyaratan tertentu yang harus dipenuhi. Seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik. Tampilannya juga harus menarik. Memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Ramah, sabar, peka, mudah bergaul dan lain-lain.

Bukan hanya untuk kebutuhan pribadi yang perlu dipenuhi. Tetapi juga dari pengetahuan dan pengalaman. Seorang sekretaris harus bisa berbicara beberapa bahasa. Bergantung pada perusahaan yang dapat mengarsipkan atau mengelola masalah bisnis.

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas. Dari penampilan hingga masalah kepribadian. Karena dia memainkan peran penting dalam perusahaan dan memiliki banyak tugas.

Tanggung Jawab Sekretaris

Menurut Sedarmayanti tahun 2005;23 mengungkapkan bahwa selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, sekretaris dituntut untuk bisa membantu pekerjaan baik dari sisi teknis, administatif maupun konsep dalam arti memberikan ide-ide dan saran agar pihak manajemen bisa mengambil keputusan dengan tepat, cepat, dan benar.
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

  • Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
  • Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
  • Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
  • Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
  • Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

  • Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
  • Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
  • Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
  • Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
  • Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
(A.B Susanto, 1997: 14-15)

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

  • Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
  • Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
  • Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
  • Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
  • Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)

Sekian artikel tentang Sekretaris ini semoga bisa memberi manfaat bagi kita semua, Terimakasih.

Baca Juga Artikel Lainnya >>>